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用行动诠释家文化
提倡化繁为简,追求简单高效
杨俊霞/集团营销中心

前不久,在OA流程监控的过程中,我们发现,人力中心在OA上下发《关于开展2013年度职能评比活动》文件时,涉及6个职能中心,竟然在1天内会签完毕并下发。而这一现象在过去是我们所不敢想象的。

OA—Office Anywhere,顾名思义是让办公随时随地。企业决定搭建OA平台的初衷也是为了建立起企业内部沟通和行政办公的平台,从而让工作更加灵活便捷,减少来回跑腿而浪费的时间。然而,我们却常会听到“有了OA还不如没有”的抱怨。一个文件从发起到签批完成需要流转少则三五个节点、三五天签批完成,多则十余个节点、十余天才能完成的情况。而这过程中,发起人不知道该报给谁审批,所以多向呈报,而到了各节点却又出现对预签署文件内容不了解,无法准确提出意见,所以常常会出现前一个节点签同意,后一个节点又签批为不同意的情况。责任更是你推我挡,OA平台俨然成了一个打官司的地方。

随着企业文化推进的不断深入,家人们开始深入思考如何贯彻家文化所倡导的管理理念及工作方式。我们开始了角色的转换和调整。由行政中心牵头,将所有审批流程进行审视,检查是否有与家文化相悖的情况。

于是,一条过去由发起人考量该谁会签的流程变为了由申请人申请,到其负责人审核,再到归口职能中心或者直接到行政中心,接着由对口职能中心或行政中心根据事情的实际情况和内容进行选择,传递至相关部门,相关部门接到文件后从其专业性上签署意见,再由对口中心或行政中心整合意见后流转至下一节点的扎口流程。而这一简单的流程调整使OA真正发挥了它程序平台的作用。

从OA上直接呈报,到学会事前沟通,把工作前置,使我们的工作更加高效,使权责更加清晰。人力中心的那支流程能在一天内完成审批下发究其原因,就是文件已在私下充分征求过各中心意见,并达成一致。上传OA时就已经是成型版,OA的流转就是为了信息留档,走程序。

如今,我们已然发现OA不是沟通平台,OA的流程流转扎住了口,不让员工为难,多头主送,也使我们在工作之中有了更紧密的沟通,使复杂的事情变得更加简单,这正是我们深入推广家文化的又一成果,我们正在快速的向简单管理迈进!相信,未来在家文化的指引下,我们的工作和管理会变得更加简单高效!