当前位置: 首页 > 企业文化 > 企业变革大家谈
企业变革大家谈
破茧成蝶——OA系统助企业腾飞
集团信息中心/沈立冰

只有经历过痛苦的蜕变,才能迎接美丽、振翅高飞。这就像我们企业的OA系统实施,虽然过程中有着诸多的艰辛和不易,可结果却像是经历了一次“破茧成蝶”,伴随企业腾飞。

2010年8月,我非常幸运地加入到OA系统实施项目,并承担起整个项目的实施工作。实施前,集团陈云峰总裁指示:OA系统的实施不仅仅是上一套信息系统,更重要的是要解决企业跨区域办公和逐步规范管理的问题,要实现从“能人治理”到“制度治理”的一种规范化管理的转变,它将为企业带来规范、高效的集团化管理新模式,从而能够更好的支持企业快速、稳定的发展;要通过OA项目的实施,降低成本、提高效率。

在接下来的实施过程中,我时刻以陈总的指导思想开展实施工作。由于企业处在发展变革期,没有一套稳定健全的组织架构和企业授权作为系统的支撑,很多流程边梳理、边使用、边调整,往往是流程刚刚搭建完,架构和审批人就发生了变化,还要重新设置、调整,重复性的工作特别多,很长一段时间忙得不可开交,甚至废寝忘食。我觉得忙点累点不要紧,一定要让系统顺利上线。

终于,系统上线了。可是由于工作习惯的转变,使大家对流程使用的不适应,而且制度流程不完善造成签批环节的频繁调整导致了许多流程运行不顺畅,大家顿时抱怨四起,面对大家的抱怨和指责,我觉得一直以来的付出和努力突然变得没有了意义,心中充满了委屈,痛苦极了。

我一直在思考,问题到底出在哪里?我发现,由于我们企业处在变革期,很多制度和流程尚在重新梳理和完善中,部分流程缺少制度的支撑也是不可回避的现状,这是造成工作反复的主要原因;再加上OA系统的应用几乎是完全颠覆了大家根深蒂固的工作习惯,出现些不满和抱怨也是正常的。我必须要耐下心来,了解使用人员的需求,加强培训和沟通,让大家在日常工作中能够真正感受到OA系统带来的高效和便捷,实施工作才能最终成功。

于是在陈总裁的重视和支持下,在行政中心的全力协助中,我搭建起了以集团行政中心为首的、各事业部、项目公司行政部门为主的OA推广实施体系和以信息中心为首的、各事业部、项目公司信息部门为主的OA技术支持体系,共同开展OA的推广工作。在大家的协同配合和共同努力下,经过了近两年的金字塔式的推广应用, OA系统实施终于取得了明显的实施成果。

首先,得到了广大使用人员的认可,从使用人员数量到系统的使用效果都有了大幅度的提升,从最初的“被OA”到现在的“离不了”;从最初的“系统和我无关,有流程就用,没流程就找信息中心”到现在的“每个部门都在根据各自的制度流程和工作需求,积极设计流程、搭建流程”;从最初的“抱着纸质文件四处找人签批”到现在的“手指一点,不用出门就能完成签批”……使用人员的工作习惯和对系统的观念发生了转变,应用的主动性也随之增强。

其次,随着系统的不断深入应用,我们也实现了最初制定的实施目标:节约成本、提高效率。我们曾经做过一项粗略的统计,自OA系统上线使用后,全年约为企业节省有形成本近60万。另外,以往人员抱着文件到处找人签批、找不到人还要再跑几趟,造成了人员精力和效率上的浪费;尤其是外埠店,要派专人坐车前来市区签批文件,一来一往,最少一天,造成的车费和人员的精力等无形成本的浪费很大。现在,通过系统实现了网上流程的签批,大大减少了人力成本的浪费,不仅为整个企业带来了无形成本节约,提升了效率,同时也为企业今后的异地开店和发展提供了有力的系统支撑。

现在OA系统已经成为大家不可或缺的办公工具,而企业也借助这个工具的应用,更快速地朝向规范化管理迈进。我为有幸参与OA项目的实施、逐步为企业带来高效、规范的管理而感到骄傲!感谢所有参与这个项目实施和支持项目实施的家人们,你们辛苦了!